Verfahrensregeln des Güteausschusses der GGM

Fassung Oktober 2020

1. Eigenüberwachung
2. Allgemeine Verfahrensregeln für externe Konformitätsprüfungen
3. Verfahrensregeln für die Fremdüberwachung / Regelprüfung
4. Verfahrensregeln für die Wiederholungsprüfung
5. Sonstige Verfahrensregeln
6. Anhänge

1 Eigenüberwachung

1.1 Kontinuität der Eigenüberwachung
Die kontinuierliche Eigenüberwachung gemäß Abschnitt 3.2 der Güte- und Prüfbestimmungen hat mindestens wöchentlich zu erfolgen (Ausnahme ist die zeitweise Produktion, siehe § 2.6).

1.2 Nachweis der kontinuierlichen Eigenüberwachung
1.2.1 Das GGM-Mitglied muss sich die kontinuierliche Durchführung der Eigenüberwachung vom Probenahmeinstitut bei der Fremdüberwachung im Probenahmeprotokoll bestätigen lassen. Die Verwendung des Standard-Probenahmeprotokolls wird empfohlen. Fehlt die Bestätigung der ordnungsgemäß durchgeführten Eigenüberwachung im Probenahmeprotokoll, so fordert der Güteausschuss das Mitglied schriftlich auf, binnen einer Frist von 4 Wochen nach Zugang der Aufforderung die Bestätigung der Geschäftsstelle der GGM nachzureichen. Hält das Mitglied auch diese Frist nicht ein, schlägt der Güteausschuss dem Vorstand Ahndungsmaßnahmen vor.

1.2.2 Bei Wiederholungsprüfungen ist eine Bestätigung der Eigenüberwachung durch das Probenahmeinstitut nicht notwendig.

1.2.3 Im Fall der Durchführung der Eigenüberwachung durch ein externes Institut ist eine externe Konformitätsprüfung nach Punkt 2 der Verfahrensregeln durch dieses Institut unzulässig.

2 Allgemeine Verfahrensregeln für externe Konformitätsprüfungen

Zu den externen Konformitätsprüfungen gehören die Erstprüfung im Rahmen der Aufnahmeüberwachung, die Regelprüfung im Rahmen der Fremdüberwachung und die Wiederholungsprüfung. Für diese Prüfungen gelten folgende Allgemeine Verfahrensregeln:

2.1 Zertifizierte Prüf- und Analyseinstitute
Maßnahmen zur Feststellung der Konformität (Probenahme, chemische Analyse zur Ermittlung der chemischen Zusammensetzung) dürfen nur von von der GGM zugelassene Prüf- und Analyseinstituten durchgeführt werden. Eine aktuelle Liste der zugelassenen Prüf- und Analyseinstitute ist bei der Geschäftsstelle der GGM erhältlich. 

2.2 Bevollmächtigung durch das Probenahmeinstitut
Wird die Probenahme im Auftrag des zertifizierten Prüfinstituts von einem anderen Institut oder einer anderen Person durchgeführt, so ist das Probenahmeprotokoll von diesem Institut oder dieser Person zu unterzeichnen. Dieses Institut oder diese Person ist vom Prüfinstitut zu autorisieren. Andernfalls gilt die Probenahme als nicht ordnungsgemäß durchgeführt und damit als nicht erfolgt.

2.3 Verfahren der Probenahme
Die Probe ist im Regelfall von der laufenden Produktionslinie zu entnehmen, vorzugsweise vor dem Aufbringen des Bindemittels. Eine Probenahme an anderer Stelle, etwa aus dem Lager, ist zu begründen.

Für Elemente unter 0,1 Gew.-% wird bei der Range-Bestimmung die Messunsicherheit berücksichtigt.

2.5 Umrechnung FeO / Fe₂O₃
Ist der Eisenoxidgehalt in den Unterlagen zur freigezeichneten Faser als FeO ausgewiesen, wird folgendermaßen verfahren: Der in den Unterlagen ausgewiesene Eisenoxidgehalt wird auf Fe₂O₃ umgerechnet (durch Multiplikation mit dem Faktor 1,11). Danach wird der vom Analyseinstitut ermittelte Messwert mit dem umgerechneten Wert verglichen.

2.6 Beanstandung einer chemischen Analyse durch ein GGM-Mitglied
Beanstandet ein GGM-Mitglied das Ergebnis einer chemischen Analyse im Falle einer nicht bestandenen externen Konformitätsprüfung (Erst-, Regel- oder Wiederholungsprüfung) auf Basis eigener Untersuchungen, so wird veranlasst, dass das Analyseinstitut eine zweite Vollanalyse durchführt. Diese zweite Analyse wird an der aus der Originalprobe des Probenahmeinstituts vom Analyseinstitut aufbereiteten, homogenisierten Probe vollzogen. Bestätigt diese zweite Analyse das erste Ergebnis des Analyseinstituts, so gilt die externe Konformitätsprüfung als nicht bestanden. Im Falle einer Abweichung, die zu einer Bewertung als "bestanden" führen würde, führt das Analyseinstitut eine dritte Analyse durch, die über "bestanden" oder "nicht bestanden" der externen Konformitätsprüfung entscheidet. Diese dritte Analyse wird an dem Rückstellmuster des Probenahmeinstituts durchgeführt.

2.7 Zeitweise Produktion
2.7.1 Werden von einem GGM-Mitglied für ein oder mehrere Werke bzw. Linien freigezeichnete Fasern auf Basis einer zeitweisen Produktion hergestellt, so ist das Formular "Zeitweise Produktion" auszufüllen und unmittelbar nach Ende eines jeden Halbjahrs an die Geschäftsstelle der GGM zu senden (Eingang in der Geschäftsstelle der GGM bis spätestens 31. Juli bzw. 31. Januar). Wird das Formular mit den geforderten Daten für die zeitweise Produktion (Datum des Beginns und des Endes der zeitweisen Produktion und chemische Analysen für jede Produktionskampagne) nicht übermittelt, gilt die externe Konformitätskontrolle für das jeweilige Halbjahr als nicht bestanden.

Das Formular "Zeitweise Produktion" ist bei der Geschäftsstelle der GGM erhältlich.

2.7.2 Für die Eigenüberwachung gelten auch im Fall der zeitweisen Produktion die Regelungen der Güte- und Prüfbestimmungen. Jede Produktionskampagne beginnt mit dem Zeitpunkt der Probenahme zu Beginn (Datum und Uhrzeit) und endet mit dem Zeitpunkt der Probenahme zum Ende (Datum und Uhrzeit).
Für den Fall einer zeitweisen Produktion von weniger als einer Woche ist im Rahmen der Eigenüberwachung lediglich jeweils eine chemische Analyse zu Beginn und am Ende der Produktion durchzuführen.

2.7.3 Sowohl für den Beginn als auch für das Ende der zeitweisen Produktion ist für jede Produktionskampagne die chemische Analyse einer Faserprobe im Rahmen der Eigenüberwachung zu ermitteln und unter Verwendung des Formulars "Zeitweise Produktion" fristgemäß an die Geschäftsstelle der GGM zu übermitteln (s. 2.7.1).

2.7.4 Findet im Halbjahr eine oder finden mehrere Produktionskampagnen statt, so ist im Rahmen einer der Kampagnen eine externe Konformitätsprüfung durchzuführen.

2.7.5 Die 4-Monatsfrist nach 3.1 dieser Verfahrensregeln als Mindestabstand zwischen zwei Probenahmen für die externe Konformitätsprüfung gilt nicht für zeitweise Produktion.

2.7.6 Produkte, die im Rahmen einer Produktionskampagne hergestellt wurden, dürfen erst nach Vorliegen der bestandenen Eigenüberwachung ausgeliefert werden. Die Einhaltung dieser Vorgabe hat der Hersteller auf dem Formular "Zeitweise Produktion" zu bestätigen.

2.7.7 Eine Produktion freigezeichneter Fasern lediglich für eine externe Konformitätsprüfung ist nicht erforderlich. Im Formular "Zeitweise Produktion" ist der entsprechende Vermerk einzutragen.

3 Verfahrensregeln für die Fremdüberwachung / Regelprüfung

3.1 4-Monats-Frist
3.1.1 Für die 4-Monats-Frist als Mindestabstand zwischen zwei aufeinander folgenden Probenahmen sind die Kalendermonate zu zählen. Für die Berechnung der Frist wird dabei der Tag, an dem die erste Probenahme erfolgt ist, mitgerechnet. Die zweite Probenahme darf frühestens an dem Tag des vierten Monats erfolgen, der durch seine Zahl dem Tag der ersten Probenahme entspricht. Fehlt ein solcher Tag in dem letzten (vierten) Monat, dann darf die zweite Probenahme frühestens am letzten Tag dieses Monats erfolgen.

Beispiele:
Tag der ersten Probenahme: 10.04.2006
Nächste Probenahme frühestens ab: 10.08.2006
Tag der ersten Probenahme: 31.05.2006
Nächste Probenahme frühestens ab: 30.09.2006

3.1.2 Erfolgt die Probenahme für den Fall, dass keine freigezeichneten Fasern produziert werden, nicht von der Fertigungslinie sondern aus dem Produktionslager, so ist für die Berechnung der 4-Monats-Frist das Produktionsdatum des Produktes, aus dem die Probe entnommen wurde, maßgebend. Das Produktionsdatum ist in diesem Fall immer im Probenahmeprotokoll zu vermerken. Andernfalls gilt die betreffende Probenahme als nicht ordnungsgemäß und damit als nicht erfolgt.

3.1.3 Wird die Durchführung der Probenahme in einem Halbjahr versäumt oder gilt eine Probenahme nach diesen Verfahrensregeln in einem Halbjahr als nicht erfolgt, beginnt die 4-Monats-Frist für die nächste reguläre Probenahme am letzten Tag des Halbjahres (30. Juni bzw. 31. Dezember). Die nächste Probenahme im Rahmen der Regelprüfung darf in diesem Fall also frühestens am 30. 10. bzw. am 30.04. des nächsten Halbjahres erfolgen. Wird die Regelprüfung dagegen nicht bestanden, weil mit der entnommenen Probe der Konformitätsnachweis nicht gelingt, so bleibt es für die Berechnung der 4-Monats-Frist bei dem Regelfall, dass die Frist mit dem Tag der Probenahme bzw. Produktion beginnt (3.1.1 bzw. 3.1.2 der Verfahrensregeln).

3.1.4 Wird eine Fertigungslinie im Sinne von Abschnitt 3.3.3 der Güte- und Prüfbestimmungen innerhalb der 4-Monats-Frist stillgelegt, so ist von dem GGM-Mitglied keine Regelprüfung für das betreffende Halbjahr durchzuführen. Andernfalls, d. h. bei Stilllegung außerhalb der 4-Monats-Frist, ist die Regelprüfung zwingend erforderlich.

3.2 Frist für die Übersendung der Proben für die Regelprüfung
Die Probe ist möglichst unmittelbar nach der Probenahme zusammen mit dem Probenahmeprotokoll an das Analyseinstitut zu senden. Die Frist für den Eingang der Unterlagen beim Analyseinstitut beträgt 4 Wochen nach dem im Probenahmeprotokoll vermerkten Datum. Gehen die Unterlagen ohne plausible Begründung erst nach diesem Termin beim Analyseinstitut ein, so gilt die Probenahme als nicht erfolgt. Das GGM-Mitglied wird hierüber informiert. Desgleichen gilt die Probenahme als nicht erfolgt, wenn das Analyseergebnis durch das Analyseinstitut nicht innerhalb von 6 Wochen an die Geschäftsstelle der GGM übersandt wurde.

3.3 Probenahmen, die nicht ordnungsgemäß sind und deshalb als nicht erfolgt gelten
3.3.1 In folgenden Fällen gilt eine durchgeführte Probenahme als nicht erfolgt:

• Durchführung der Probenahme von einem nicht zertifizierten Prüfinstitut oder einem Institut bzw. einer Person, das / die nicht ordnungsgemäß von einem zertifizierten Prüfinstitut bevollmächtigt wurde (Verstoß gegen Verfahrensregeln 2.1 bzw. 2.2).
• Das Probenahmeprotokoll ist nicht ordnungsgemäß unterzeichnet.
• Das Datum der Probenahme ist im Probenahmeprotokoll nicht vermerkt und kann vom GGM-Mitglied auch nicht auf andere Weise zweifelsfrei nachgewiesen werden.
• Das Produktionsdatum ist im Fall einer Probenahme aus dem Lager nicht im Probenahmeprotokoll vermerkt und kann vom GGM-Mitglied auch nicht auf andere Weise zweifelsfrei nachgewiesen werden.
• Das Datum der Probenahme und das Produktionsdatum stammen im Fall einer Probenahme aus dem Lager nicht aus demselben Halbjahr (Beispiel: Probenahme nach dem 30. Juni, Produktionsdatum aus erstem Halbjahr).
• Die 4-Monats-Frist als Mindestabstand zur letzten im Rahmen der Fremdüberwachung durchgeführten Probenahme ist nicht eingehalten (3.1 der Verfahrensregeln).
• Die 4-Wochen-Frist für die Übersendung der Probe und des Probenahmeprotokolls ist nicht eingehalten (3.2 der Verfahrensregeln).

3.3.2 Eine Probenahme, die nach diesen Verfahrensregeln als nicht erfolgt gilt, kann bei der Regelprüfung nicht berücksichtigt werden. Das GGM-Mitglied wird hierüber vom Güteausschuss unterrichtet. Sofern die Frist für die Durchführung der Regelprüfung (30.06. bzw. 31.12.) noch nicht verstrichen ist, hat das Mitglied die Möglichkeit, die Nachholung einer ordnungsgemäßen Probenahme zu veranlassen. Andernfalls gelten die Verfahrensregeln 3.4 und 3.5.

3.4 Nicht bestandene Regelprüfung
3.4.1 Die Regelprüfung wird vom Güteausschuss als nicht bestanden bewertet, wenn die erforderliche Probenahme vom GGM-Mitglied nicht rechtzeitig bis zum Ende eines Halbjahres (30.06. bzw. 31.12.) durchgeführt wurde bzw. nach diesen Verfahrensregeln als nicht erfolgt gilt, so dass es für das betreffende Kalenderhalbjahr insgesamt an einer ordnungsgemäßen Probe fehlt, die einer Konformitätsprüfung durch das Analyseinstitut unterzogen werden kann.

3.4.2 Die Regelprüfung wird vom Güteausschussw als nicht bestanden bewertet, wenn nach dem Analyseergebnis des Analyseinstituts der Konformitätsnachweis vom GGM-Mitglied nicht geführt werden kann.

Im Falle einer nicht bestandenen Regelprüfung gilt die nächste externe Konformitätsprüfung automatisch als Wiederholungsprüfung.

3.5 Verfahren nach nicht bestandener Regelprüfung
3.5.1 Im Falle einer nicht bestandenen Regelprüfung nach 3.4.1 unterrichtet der Güteausschuss das GGM-Mitglied schriftlich über die nicht erfolgte Probenahme. Im laufenden Halbjahr ist kurzfristig eine außerordentliche Probenahme durchzuführen. Diese wird las Wiederholungsprüfung für das abgelaufene Halbjahr gewertet. Die Konformitätsprüfungen für das laufende Halbjahr sind unter Beachtung der 4-Monatsfrist durchzuführen. Weiterhin sind die Unterlagen der Eigenüberwachung für das abgelaufene Halbjahr an die Geschäftsstelle der GGM zur Bewertung durch den zuuständigen unabhängigen Experten des Güteausschusses zu übersenden.

3.5.2 Im Falle einer nicht bestandenen Regelprüfung nach 3.4.2 unterrichtet der Güteausschuss das GGM-Mitglied schriftlich von dem negativen Ergebnis. Die Gründe für das Nichtbestehen der Regelprüfung sind in dem Schreiben zu benennen. Der Güteausschuss weist das GGM-Mitglied darauf hin, dass eine Wiederholungsprüfung notwendig ist. Zugleich fordert der Güteausschuss das GGM-Mitglied auf, gegenüber der Geschäftsstelle der GGM innerhalb von 4 Wochen nach Zugang des Schreibens die erfolgte Probenahme für die Wiederholungsprüfung nachzuweisen.

4 Verfahrensregeln für die Wiederholungsprüfung

4.1 Frist für Wiederholungsprüfungen
Die Frist für die durchzuführende Probenahme für eine Wiederholungsprüfung beträgt 4 Wochen. Das Mitglied hat der Geschäftsstelle der GGM innerhalb dieser Frist die erfolgte Probenahme nachzuweisen. Die Frist beginnt mit dem Zugang des Schreibens des Güteausschusses, mit dem dem Mitglied das Nichtbestehen der Regelprüfung und das Erfordernis einer Wiederholungsprüfung mitgeteilt wird.

Für Wiederholungsprüfungen gilt die 4-Monats-Frist (3.1 der Verfahrensregeln) nicht.

4.2 Probenahmen, die nicht ordnungsgemäß sind und deshalb als nicht erfolgt gelten
Die Verfahrensregeln 3.2 und 3.3.1 gelten entsprechend auch für die Wiederholungsprüfung. Das heißt, dass in den in Ziffer 3.3.1 genannten Fällen - mit Ausnahme der 4-Monats-Frist, die bei der Wiederholungsprüfung nicht zu beachten ist - die durchgeführte, aber nicht ordnungsgemäße Probenahme als nicht erfolgt gilt.

4.3 Nicht bestandene Wiederholungsprüfung
Eine Wiederholungsprüfung wird in folgenden Fällen vom Güteausschuss als nicht bestanden bewertet:

• Die erforderliche Probenahme wird vom GGM-Mitglied nicht rechtzeitig innerhalb der 4-Wochen-Frist gemäß Ziffer 4.1 durchgeführt bzw. gilt nach Ziffer 4.2 als nicht erfolgt, so dass es für die Wiederholungsprüfung an einer ordnungsgemäßen Probe fehlt, die einer Konformitätsprüfung durch das Analyseinstitut unterzogen werden kann.
• Nach dem Analyseergebnis des Analyseinstituts kann der Konformitätsnachweis erneut nicht geführt werden.

Im Falle einer nicht bestandenen Wiederholungsprüfung gilt die Fremdüberwachung als insgesamt nicht bestanden (vgl. Abschnitt 3.4 der Güte- und Prüfbestimmungen).

4.4 Verfahren nach nicht bestandener Wiederholungsprüfung
Wird eine Wiederholungsprüfung nicht bestanden, gilt also die Fremdüberwachung als insgesamt nicht bestanden, schlägt der Güteausschuss dem Vorstand Ahndungsmaßnahmen vor.

Beispiel: Die chemische Analyse der Wiederholungsprüfung ergab eine Abweichung von der zulässigen Toleranzbreite (Range). Für den Fall einer weiteren nicht bestandenen Wiederholungsprüfung im Verlauf der nächsten 3 Jahre wird dem Mitglied das recht auf Führung das RAL Gütezeichens aberkannt. Die Aberkennung erfolgt für das GGM-Mitglied.

5 Sonstige Verfahrensregeln

5.1 Bestätigung für eine freigezeichnete Faser eines anderen GGM-Mitglieds
Reicht ein GGM-Mitglied Unterlagen für eine neu in die Herstellererklärung aufzunehmende freigezeichnete Faser ein und bezieht sich hierbei auf die freigezeichnete Faser eines anderen Unternehmens, so sind sämtliche nach der Satzung geforderten Unterlagen einzureichen. Die Anforderung des einzureichenden Tierversuchsberichts gilt als erfüllt, wenn das beantragende GGM-Mitglied einen auf sich ausgestellten Berechtigungsnachweis des anderen Unternehmens vorlegt, beispielsweise eine entsprechende Lizenzvereinbarung.

5.2 Automatische Löschung eines Werkes aus der Liste der überwachten Werke
Meldet ein Mitglied für ein in der Herstellererklärung aufgeführtes Werk in vier aufeinanderfolgenden Halbjahren entsprechend 2.7.2 der Verfahrensregeln "keine Produktion", wird dieses Werk mit Ablauf des vierten Halbjahres von der Liste der der GGM-Überwachung unterliegenden Werke gelöscht.

Bei einer erneuten Anmeldung des Werkes sind die Anforderungen einer Anmeldung eines neuen Werkes zu erfüllen, d.h. insbesondere eine Erstkonformitätsanalyse.